Documents confidentiels pour avocats

Vous envoyez un dossier à un client, un ensemble de pièces à un confrère ou un rapport à un expert. La question n’est pas seulement de savoir si l’archive tient dans un e-mail. C’est de savoir qui peut ouvrir le contenu, combien de temps il reste disponible, et ce que vous pouvez démontrer après la remise. Pour un cabinet d’avocats, envoyer des fichiers confidentiels commence par le contrôle d’accès, pas par la promesse d’une taille de fichier spectaculaire.

Transferify distingue la livraison ponctuelle du lieu où vous gérez l’affaire. Vous créez un lien pour un ensemble de documents bien délimité, et le client l’ouvre sans compte. Quand le contenu est couvert par le secret professionnel ou contient des données sensibles, la protection par mot de passe est disponible à partir de Basic et le chiffrement Zéro connaissance avec le plan Premium. Le plan gratuit n’inclut aucun de ces deux contrôles, et il ne faut jamais le présenter comme s’il les incluait.

La confidentialité commence avant de copier le lien

Un lien peut être transmis, un fil d’e-mails peut compter plus de destinataires que vous ne l’aviez remarqué, et un mot de passe placé dans le même message que le lien ne sépare pas grand-chose. Avant l’envoi, déterminez qui doit recevoir le dossier, combien de temps il est nécessaire, et par quel canal vous communiquerez les informations d’accès.

1. Retirez les doublons, les notes internes et les versions qui ne font pas partie de la remise.
2. Nommez l’archive d’après l’affaire et sa phase, sans détail inutilement sensible dans le nom du fichier.
3. Activez un mot de passe à partir de Basic et communiquez-le par un autre canal que celui qui transporte le lien.
4. Pour un contenu qui doit rester hors de portée du service de transfert, activez le chiffrement Zéro connaissance de Premium et conservez le lien dans le dossier de l’affaire.
5. Consignez le destinataire, la date, l’objet et la durée d’accès dans le système propre au cabinet.

Cette routine ne certifie pas à elle seule la conformité et ne remplace pas la politique de sécurité du cabinet. Elle vous donne en revanche un point de remise plus maîtrisé qu’une pièce jointe qui passe par plusieurs boîtes de réception. Le guide sur l’envoi sécurisé de fichiers expose le même compromis plus en détail, et le guide sur l’envoi de documents traite des PDF, des contrats et des scans.

Mot de passe et Zéro connaissance pour les fichiers sensibles

Le mot de passe contrôle l’ouverture du lien. Il est utile quand l’accès doit dépendre de quelque chose communiqué séparément, et pas seulement de la possession de l’URL. Ne l’écrivez pas dans le même e-mail, et ne réutilisez pas un mot de passe déjà employé pour les comptes du cabinet.

Le chiffrement Zéro connaissance, avec le plan Premium, répond à une autre question : le service de transfert peut-il lire les documents ? Avec cette option, Transferify ne peut pas déchiffrer le contenu. L’avantage est la confidentialité du contenu vis-à-vis du prestataire ; la conséquence est qu’un lien perdu ne peut pas être reconstitué pour vous. Conservez-le dans le système maîtrisé de l’affaire et vérifiez le destinataire avant l’envoi. Un transfert Zéro connaissance se partage sous la forme d’un lien que vous envoyez vous-même, jamais par un e-mail de Transferify, car l’envoyer par e-mail aux destinataires suppose une clé de notre côté.

Une alerte de téléchargement n’identifie pas une personne

Les alertes de téléchargement commencent aussi avec Basic. Elles vous disent si et quand un téléchargement a démarré, jamais qui l’a lancé. Cette différence compte : une alerte confirme un événement technique, pas l’identité juridique de la personne qui a utilisé le lien, et elle ne remplace pas un accusé de réception signé.

Si vous avez besoin d’une preuve d’identité, d’une signature, de l’acceptation de conditions ou d’une chaîne de preuve formelle, utilisez l’outil juridique adapté. Transferify vous aide à voir que le dossier a été récupéré et à intervenir quand l’échéance approche, sans inventer une certitude que le produit n’a pas.

Hébergé pour un accès différé, pair à pair pour une remise en direct

Le mode hébergé est pratique quand le client télécharge plus tard. Vous envoyez les fichiers, vous transmettez le lien et vous n’avez pas à rester en ligne. Avec le plan gratuit, le nombre de transferts n’est pas plafonné, mais les transferts actifs se partagent un même quota de stockage. Il comprend 50 téléchargements par mois civil, et l’expiration est de 1–3 jours. Tout transfert peut être supprimé à la main avant sa date, avec tous les plans.

Le mode Direct, en pair à pair est gratuit jusqu’à 5 Go avec le plan gratuit, et tout plan payant débloque n’importe quelle taille. Il exige en revanche que les deux navigateurs restent connectés jusqu’à la fin. Cela peut convenir à une remise convenue avec un expert ou un confrère, mais ce n’est pas le bon choix pour un client qui ouvre le lien quand il en a le temps.

La prolongation de l’expiration d’un transfert envoyé commence avec Plus. Le guide sur la durée de validité d’un lien de transfert explique ce qui peut mettre fin à un lien plus tôt que prévu. Premium ajoute des statistiques de téléchargement, votre logo et vos couleurs sur chaque livraison et une adresse de lien personnalisée, et peut placer une conservation légale sur un transfert réglé pour ne jamais expirer : ses fichiers sont conservés jusqu’à ce que vous leviez la conservation, et la suppression du transfert est bloquée tant qu’elle s’applique. Consultez les plans actuels, car une validité plus longue ne transforme pas un transfert en archive permanente.

Quand le portail client ou le système documentaire l’emporte

Pour un travail récurrent sur la même affaire, avec des rôles, des versions, des commentaires, des échéances et un journal formel, un logiciel de gestion électronique de documents ou un portail juridique est le bon choix. Transferify ne doit pas devenir le dossier électronique improvisé du cabinet. Utilisez-le pour des remises claires : l’ensemble de pièces demandé aujourd’hui, le rapport destiné à l’expert, ou la copie que le client doit télécharger sans compte.

La confidentialité ne vient pas du nom de l’outil, mais d’un contrôle technique combiné à une procédure. Le mot de passe commence avec Basic ; le chiffrement Zéro connaissance est disponible avec le plan Premium. Communiquez l’accès séparément et conservez les traces dans le système du cabinet. Ainsi, le lien reste une livraison maîtrisée, et non un raccourci qui déplace le risque dans une boîte de réception.