Envoyer des documents : PDF, contrats et scans

Un transfert de documents doit remettre la bonne version, dans un format que l’autre partie peut ouvrir. Pour un petit PDF, une pièce jointe peut suffire. Pour un dossier de scans, un contrat avec ses annexes ou une archive, un lien de transfert vous permet d’envoyer les fichiers ensemble et de choisir combien de temps ils restent disponibles.

Préparer PDF, contrats, archives et scans

PDF : ouvrez le fichier avant de l’envoyer et vérifiez les pages, l’orientation et la lisibilité. Un PDF plein d’images peut être bien plus gros qu’un PDF fait de texte.
Contrats : choisissez la version qui part, vérifiez les annexes et retirez de la livraison les brouillons et les notes internes. Mettez la date ou la version dans le nom du fichier pour que le destinataire ne le confonde pas avec un autre.
Archives : un ZIP regroupe des documents et des sous-dossiers, mais il ne garantit pas une grande réduction de taille. Ouvrez l’archive et vérifiez son contenu avant l’envoi.
Scans : vérifiez que toutes les pages sont là, dans le bon ordre, sans bords coupés ni texte flou. Si vous réduisez les images, revérifiez les chiffres et les détails importants.

Pour un ensemble avec des sous-dossiers, voyez comment envoyer un dossier entier. Sur un téléphone, des PDF séparés peuvent être plus faciles pour le destinataire qu’une archive à décompresser.

Quand une pièce jointe ne convient pas

Choisissez une autre méthode quand l’ensemble des documents dépasse la limite du message, quand le serveur de messagerie du destinataire refuse les archives, ou quand vous voulez que l’accès par le lien prenne fin au bout d’un certain temps. La limite de la boîte qui reçoit compte aussi, pas seulement la vôtre. Consultez les limites de taille des pièces jointes avant de compresser l’ensemble ou de le répartir sur plusieurs e-mails.

Vous pouvez toujours envoyer le lien par e-mail, avec un mot sur les documents et sur la durée pendant laquelle ils restent disponibles. Si vous devez modifier ensemble le même document ou gérer les accès nominativement, un dossier Google Drive partagé ou la plateforme de votre organisation peut mieux convenir qu’une livraison de copie. Respectez la méthode d’échange de documents que votre organisation accepte.

Comment envoyer les documents par lien

Ouvrez Transferify, ajoutez les documents et vérifiez la liste des fichiers sélectionnés.
Choisissez Hébergé si le destinataire téléchargera plus tard. Réglez l’expiration et, si votre plan le permet, un mot de passe pour le transfert.
Si vous n’êtes pas encore connecté, confirmez votre adresse e-mail quand l’application vous le demande. Le destinataire n’a pas besoin de compte pour télécharger.
Gardez l’onglet ouvert jusqu’à la fin de l’envoi. S’il se ferme avant, l’envoi se met en pause et vous pouvez le reprendre dans le même navigateur.
Copiez le lien complet et envoyez-le à la bonne personne, avec la liste des documents et l’expiration que vous avez choisie. Envoyez le mot de passe séparément du lien.

Le transfert Direct convient au moment où vous êtes tous deux en ligne : les fichiers passent directement d’un navigateur à l’autre, et l’onglet de l’expéditeur doit rester ouvert jusqu’à la fin du téléchargement du destinataire. La différence entre les deux méthodes est expliquée dans le guide sur l’envoi de gros fichiers.

Mot de passe et expiration pour des documents

La protection par mot de passe commence avec le plan Basic. Le mot de passe du transfert se saisit à l’ouverture du lien. Ce n’est pas le mot de passe de votre compte, et il ne remplace pas un mot de passe que vous avez déjà mis sur le PDF ou sur l’archive. Transmettez-le par un autre canal. Quiconque détient à la fois le lien et le mot de passe peut les faire suivre : le mot de passe ne vérifie donc pas l’identité du destinataire.

Choisissez une expiration qui laisse au destinataire le temps de télécharger sans laisser les documents disponibles plus longtemps que nécessaire. L’expiration ne rappelle pas les copies déjà enregistrées. Les options ouvertes à votre compte figurent sur la page des tarifs, qui lit le même catalogue de plans que celui qui sert au paiement. Pour prolonger un lien ou traiter un lien expiré, voyez la durée d’un lien de transfert.

Ce que le destinataire doit faire

Le destinataire ouvre le lien dans un navigateur, saisit le mot de passe si vous en avez fixé un, et télécharge les fichiers un par un ou ensemble dans un ZIP. Il n’a pas besoin de compte Transferify. Une fois téléchargé, un PDF s’ouvre dans n’importe quel programme compatible et une archive doit être décompressée ; le transfert ne change pas le format des documents.

Si le lien a expiré, ou a atteint le nombre maximal de téléchargements que vous avez fixé pour ce transfert (une limite que vous pouvez régler à partir du plan Basic), le destinataire vous demande un nouveau lien.

Si vous avez utilisé tous les téléchargements disponibles pour votre compte ce mois-ci, vous avez épuisé le quota mensuel du compte, pas seulement la limite d’un transfert. Un nouveau lien ne remet pas ce quota à zéro. Vous pouvez rouvrir l’accès en passant à un plan comprenant davantage de téléchargements, ou en attendant que le quota se renouvelle le mois prochain, à condition que le lien n’ait pas expiré d’ici là.

Si le mot de passe ne fonctionne pas, vérifiez le mot de passe du transfert séparément de tout mot de passe du document lui-même. Gardez les originaux jusqu’à ce qu’on vous confirme que les fichiers s’ouvrent correctement.

Ce qu’une alerte de téléchargement confirme

Les alertes de téléchargement sont disponibles à partir du plan Basic. Vous recevez un e-mail quand un téléchargement du transfert est demandé, dans la limite de dix e-mails par jour pour un même transfert. Cela vous dit que quelqu’un a démarré un téléchargement, pas qu’il s’est terminé, ni qui l’a fait, ni que quelqu’un a lu les documents. Ouvrir simplement la page du lien ne compte pas comme un téléchargement.

Pour un contrat avec des annexes ou un ensemble de pièces important, demandez une réponse distincte : le destinataire confirme qu’il a reçu chaque fichier et qu’il peut l’ouvrir. Envoyer un document ne signifie pas que son contenu a été accepté.

Envoyer les documents une fois que vous avez vérifié les fichiers, le destinataire et la durée pendant laquelle le lien doit rester ouvert.

Questions fréquentes

Dois-je envoyer un seul PDF ou une archive de documents ?

Envoyez le PDF seul quand le destinataire n’a besoin que de celui-là, surtout s’il l’ouvrira sur un téléphone. Utilisez une archive ZIP pour un ensemble de plusieurs fichiers et sous-dossiers, une fois que vous savez que le destinataire sait la décompresser.

La personne qui reçoit les documents a-t-elle besoin d’un compte Transferify ?

Non. Elle ouvre le lien dans un navigateur et télécharge sans compte Transferify. Si vous avez protégé le transfert par un mot de passe, elle doit le saisir. Pour lire le fichier téléchargé, il lui faut un programme qui ouvre son format.

L’expiration d’un lien supprime-t-elle aussi le document téléchargé ?

Non. L’expiration met fin à l’accès par ce lien, mais elle ne supprime pas les copies que le destinataire a déjà enregistrées. Gardez aussi vos originaux, et vérifiez l’expiration avant de partager le lien.

Un téléchargement signifie-t-il que le document a été lu ?

Non. Une alerte de téléchargement ne confirme ni que le document a été lu, ni qui l’a téléchargé, ni que son contenu a été accepté. Demandez au destinataire de confirmer séparément qu’il a bien reçu les documents et qu’il peut les ouvrir.