Inviare documenti: PDF, contratti e scansioni

Un trasferimento di documenti deve consegnare la versione giusta, in un formato che l’altra parte possa aprire. Per un piccolo PDF può bastare un allegato e-mail. Per una cartella di scansioni, un contratto con i suoi allegati o un archivio, un link di trasferimento permette di inviare i file insieme e di scegliere per quanto tempo restano disponibili.

Preparare PDF, contratti, archivi e scansioni

• PDF: aprire il file prima di inviarlo e controllare le pagine, l’orientamento e che sia leggibile. Un PDF pieno di immagini può essere molto più grande di uno fatto di testo.
• Contratti: scegliere la versione che parte, controllare gli allegati e togliere dalla consegna bozze e note interne. Mettere la data o la versione nel nome del file, così il destinatario non la confonde con un’altra.
• Archivi: uno ZIP riunisce documenti e sottocartelle, ma non garantisce una grande riduzione di dimensione. Aprire l’archivio e controllare che cosa contiene prima del caricamento.
• Scansioni: controllare che ci siano tutte le pagine, nell’ordine giusto, senza bordi tagliati né testo sfocato. Se si riducono le immagini, ricontrollare le cifre e i dettagli importanti.

Per un insieme con sottocartelle, si veda come inviare una cartella intera. Sul telefono, dei PDF separati possono risultare più comodi per il destinatario di un archivio da decomprimere.

Quando un allegato e-mail non è la soluzione adatta

Scegliere un altro metodo quando i documenti insieme superano il limite del messaggio, quando il server di posta del destinatario rifiuta gli archivi, o quando si vuole che l’accesso tramite il link termini dopo un tempo stabilito. Conta anche il limite della casella ricevente, non solo il proprio. Controllare i limiti di dimensione degli allegati e-mail prima di comprimere l’insieme o di dividerlo in più e-mail.

Si può comunque inviare il link per e-mail, con una nota sui documenti e su quanto restano disponibili. Se serve modificare insieme lo stesso documento o gestire l’accesso per nome, una cartella Google Drive condivisa o la piattaforma della propria organizzazione può essere più adatta della consegna di una copia. Attenersi al metodo di scambio dei documenti accettato dalla propria organizzazione.

Come inviare i documenti con un link

1. Aprire Transferify, aggiungere i documenti e controllare l’elenco dei file selezionati.
2. Scegliere Ospitato se il destinatario scaricherà più tardi. Impostare la scadenza e, se il piano lo consente, una password per il trasferimento.
3. Se non si è ancora effettuato l’accesso, confermare l’indirizzo e-mail quando l’app lo chiede. Il destinatario non ha bisogno di un account per scaricare.
4. Tenere aperta la scheda finché il caricamento non è terminato. Se si chiude prima, il caricamento va in pausa e si può riprendere nello stesso browser.
5. Copiare il link completo e inviarlo alla persona giusta, con l’elenco dei documenti e la scadenza scelta. Inviare la password separatamente dal link.

Il trasferimento istantaneo è adatto al momento in cui entrambe le parti sono online: i file passano direttamente da un browser all’altro, e la scheda del mittente deve restare aperta finché il destinatario non ha finito di scaricare. La differenza tra i due metodi è spiegata nella guida su come inviare file grandi.

Password e scadenza per i documenti

La protezione con password parte dal piano Basic. La password del trasferimento si inserisce all’apertura del link. Non è la password dell’account, e non sostituisce una password già messa sul PDF o sull’archivio. Condividerla su un canale separato. Chi ha sia il link sia la password può inoltrarli, quindi la password non verifica chi sia il destinatario.

Scegliere una scadenza che dia al destinatario il tempo di scaricare senza lasciare i documenti disponibili più del necessario. La scadenza non ritira le copie già salvate. Le opzioni disponibili per il proprio account sono nella pagina dei prezzi, che legge lo stesso catalogo dei piani usato al momento del pagamento. Per prolungare un link o gestirne uno scaduto, si veda quanto dura un link di trasferimento.

Che cosa deve fare il destinatario

Il destinatario apre il link in un browser, inserisce la password se ne è stata impostata una e scarica i file uno per uno oppure insieme in uno ZIP. Non ha bisogno di un account Transferify. Una volta scaricato, un PDF si apre con qualsiasi programma compatibile e un archivio deve essere decompresso; il trasferimento non cambia il formato dei documenti.

Se il link è scaduto, o ha raggiunto il numero massimo di download impostato per quel trasferimento (un limite impostabile dal piano Basic), il destinatario chiede un nuovo link al mittente.

Se sono stati usati tutti i download disponibili per l’account in questo mese, si è esaurita la quota mensile dell’account, non soltanto il limite di un trasferimento. Un nuovo link non azzera quella quota. L’accesso si può riaprire passando a un piano con più download, oppure aspettando che la quota si azzeri il mese prossimo, purché il link non sia nel frattempo scaduto.

Se la password non funziona, controllare la password del trasferimento separatamente da qualsiasi password sul documento stesso. Conservare gli originali finché non arriva la conferma che i file si aprono correttamente.

Che cosa conferma un avviso di download

Gli avvisi di download sono disponibili dal piano Basic. Si riceve un’e-mail quando viene richiesto un download del trasferimento, fino a dieci e-mail al giorno per un solo trasferimento. Questo indica che qualcuno ha avviato un download, non che sia terminato, non chi lo abbia fatto e non che qualcuno abbia letto i documenti. La semplice apertura della pagina del link non conta come download.

Per un contratto con allegati o un insieme importante di carte, chiedere una risposta a parte: il destinatario conferma di aver ricevuto ogni file e di riuscire ad aprirlo. Inviare un documento non significa che il suo contenuto sia stato accettato.

Inviare i documenti dopo aver controllato i file, il destinatario e per quanto tempo il link deve restare aperto.