Come inviare file grandi per e-mail

La risposta breve: non si può, non come allegato. I servizi di posta personali si fermano tra 20 e 25 MB per messaggio, e le caselle aziendali di Microsoft 365 partono da 35 MB. Tutto ciò che supera questi limiti deve viaggiare fuori dal messaggio stesso, e l’e-mail si invia con dentro un link. I modi concreti per farlo sono tre, e quello giusto dipende da chi è il destinatario e da quanto a lungo il file deve restare disponibile.

I tre metodi a confronto

Quando comprimere serve davvero

Vale la pena provare per prima, perché è gratuito e immediato. Funziona con documenti, fogli di calcolo, file CAD e codice, dove un archivio ZIP può dimezzare le dimensioni. Non funziona con JPEG, MP4, MP3 né con PDF scansionati: questi formati sono già compressi, e comprimerli fa risparmiare pochi punti percentuali.

Va ricordato anche che il limite vale per l’intero messaggio, non per ogni file, e che gli allegati crescono quando vengono codificati per l’invio. Se il limite pubblicato è di 25 MB, conviene puntare a circa 18 MB. Le cifre esatte, ciascuna con la fonte ufficiale del fornitore e verificata il 29 settembre 2026, sono nella guida sui limiti di dimensione degli allegati e-mail.

Quando una cartella condivisa è la scelta giusta

Se mittente e destinatario lavorano nella stessa organizzazione, sullo stesso Google Workspace o Microsoft 365, un link di Google Drive o un link di OneDrive è l’opzione migliore e non c’è motivo di cercare altro. I permessi sono già gestiti, il file resta lì finché serve a entrambi, e Gmail passa persino da solo a un link di Drive quando si supera il limite.

Smette di essere la scelta giusta in tre situazioni: il destinatario è esterno all’organizzazione e deve accedere per scaricare; i 15 GB gratuiti di spazio Google, che secondo la pagina di Google sullo spazio di archiviazione (verificata il 29 settembre 2026) Gmail, Drive e Foto condividono, sono quasi pieni e il file vi resterebbe per sempre; oppure si tratta di una consegna una tantum che non si vuole dover gestire tra sei mesi.

Quando un link di trasferimento è la scelta giusta

Per tutto il resto. Un servizio di trasferimento è fatto per un solo compito: portare il file dal mittente al destinatario e poi lasciarlo andare, ed è esattamente ciò che serve quando si invia fuori dalla propria organizzazione, quando il file non deve occupare in modo permanente il proprio spazio o quando il destinatario non deve creare un account per un solo file.

Il metodo resta lo stesso per file molto più grandi, cambia solo l’aritmetica. Quanto costa un trasferimento di decine di gigabyte è spiegato nella guida su come inviare file da 20 GB e oltre.

Come inviarlo, in quattro passaggi

1. Aprire Transferify e aggiungere i file. Non c’è nulla da installare, tutto funziona nel browser.
2. Scegliere la modalità di invio: Diretto per un trasferimento istantaneo, oppure Ospitato per un link che resta online, come spiegato nella sezione successiva.
3. Chi non ha ancora effettuato l’accesso conferma l’indirizzo e-mail con un codice monouso. Non si sceglie alcuna password.
4. Incollare il link nell’e-mail, con una riga di contesto su ciò che contiene.

Istantaneo o ospitato

Il trasferimento istantaneo passa direttamente da un browser all’altro, in peer-to-peer, con crittografia end-to-end. L’invio istantaneo è gratuito fino a 5 GB con il piano gratuito; oltre questa soglia, qualsiasi piano a pagamento sblocca qualsiasi dimensione. Richiede però che la scheda resti aperta finché il destinatario non ha finito di scaricare, quindi è adatto ai momenti in cui entrambi sono online.

Un link ospitato viene crittografato sul dispositivo con AES-256-GCM prima del caricamento e resta crittografato nello spazio di archiviazione. Il piano gratuito comprende 50 download al mese e un link che dura 1–3 giorni; le dimensioni e le scadenze di ogni piano sono nella pagina dei prezzi. Se nemmeno noi dobbiamo poter leggere il file, si attiva la modalità Zero-Knowledge, disponibile con il piano Premium.

Tenere la scheda aperta finché il caricamento non è terminato. Se si chiude prima, il caricamento va in pausa e si può riprendere nello stesso browser.

Per un contratto con allegati o una cartella di scansioni, si veda la guida su come inviare documenti: come preparare i file, quando aggiungere una password, per quanto tempo tenere aperto il link e come accertarsi che il destinatario riesca ad aprirli.

Un ultimo punto sulla consegna: scrivere nell’e-mail che cosa si sta inviando e perché. Un messaggio breve che contiene solo un link, da un mittente che il destinatario non riconosce, assomiglia in tutto a un tentativo di phishing e viene trattato come tale. La panoramica su come inviare file grandi presenta gli altri modi di inviare quando l’e-mail non è affatto il canale.

Inviare il file grande con un link e incollare quel link nell’e-mail.