Come inviare file in sicurezza

Prima di qualsiasi consiglio: sicuro significa tre cose diverse, e quella che serve dipende da chi si teme. La cifratura in transito oggi ce l’hanno tutti i servizi, quindi non è un motivo per sceglierne uno. La cifratura a riposo protegge il file se qualcuno entra nei server del fornitore. La cifratura end-to-end va oltre e lo protegge anche dal fornitore. La terza è la più forte e l’unica con un costo reale, che spieghiamo più avanti.

I tre livelli

Nella maggior parte dei casi bastano le prime due

Un contratto, un preventivo, una consegna di foto, un montaggio grezzo: qui il vero rischio non è che il fornitore legga i file, ma che il link finisca dove non dovrebbe. La cifratura a riposo insieme a una scadenza breve risolve il problema, e si può comunque copiare di nuovo il link dai propri trasferimenti se si chiude la scheda per sbaglio.

Esagerare nella direzione opposta ha un prezzo. La cifratura end-to-end significa che la chiave esiste soltanto sui due dispositivi, quindi se va persa il file è perso per sempre, per tutti, compreso chi lo ha inviato.

Quando serve davvero l’end-to-end

Quando il problema è il contenuto, non l’accesso: dati medici, documenti legali, materiale di ricerca, tutto ciò che ci si è impegnati per contratto a non lasciare uscire dalle proprie mani. In questi casi il solo fatto che il fornitore potrebbe leggere il file è inaccettabile, che lo faccia o no.

Che cosa offriamo e dove sono i limiti

Il trasferimento istantaneo, peer-to-peer, è cifrato end-to-end per progetto: il file viaggia direttamente tra i due browser e non viene mai archiviato sui nostri server. La modalità istantanea è gratuita fino a 5 GB con il piano gratuito; oltre, qualsiasi piano a pagamento sblocca qualsiasi dimensione. La condizione è che la scheda resti aperta finché il destinatario non ha finito di scaricare.

Un link ospitato viene cifrato sul dispositivo con AES-256-GCM prima del caricamento e resta cifrato nell’archivio. Per impostazione predefinita la chiave la conserviamo noi, protetta da un servizio cloud di gestione delle chiavi, quindi si può copiare di nuovo il link dai propri trasferimenti se si perde la scheda originale. Con la modalità Zero-Knowledge, disponibile con il piano Premium, la chiave non arriva mai a noi: non possiamo leggere il file e non possiamo nemmeno recuperarlo. La scelta spetta a chi invia e vale in entrambe le direzioni. Zero-Knowledge funziona con i link che si condividono di persona; quando Transferify invia il trasferimento per e-mail ai destinatari, la consegna usa chiavi gestite dal server, quindi le due cose non si combinano.

Che cosa dipende da chi invia, non dalla cifratura

Tre cose decidono la sorte di un file più spesso dell’algoritmo di cifratura:

• A chi si invia il link. Un link inoltrato è un link pubblico, per quanto bene sia cifrato il file che c’è dietro.
• Per quanto tempo resta valido. Scegliere la finestra più breve di cui il destinatario ha bisogno, non la più lunga disponibile.
• Quale canale lo trasporta. Un link pubblicato in un canale di chat del gruppo di lavoro è visibile a tutto il canale, ora e in seguito.

Dal piano Basic si può anche mettere una password sul link; inviarla su un canale diverso da quello del link. Per PDF, contratti e scansioni, i passaggi sono nella guida su come inviare documenti: come controllare l’insieme dei file, condividere la password a parte e perché un download non dimostra che il documento sia stato letto.

Quando un servizio di trasferimento non è la risposta

Premium include il blocco legale per i trasferimenti impostati senza scadenza: finché il blocco è attivo, i file vengono conservati finché non lo si rilascia, e l’eliminazione del trasferimento è bloccata. Per esigenze di conformità più ampie, come registro di audit, classificazione dei documenti e prevenzione della perdita di dati, la piattaforma aziendale già in uso è lo strumento giusto per il materiale che resta all’interno dell’organizzazione. Un servizio di trasferimento serve per ciò che ne esce, diretto a qualcuno che non ha un account con l’organizzazione e non lo avrà.

Se si valuta una cartella condivisa negli strumenti che l’organizzazione già paga, si veda come Transferify si confronta con Google Drive e OneDrive per la condivisione all’esterno dell’organizzazione.

Come inviare in sicurezza, in quattro passaggi

1. Aprire Transferify e aggiungere i file. La cifratura avviene sul dispositivo, prima che venga caricato qualcosa.
2. Scegliere Diretto, il trasferimento istantaneo, per la cifratura end-to-end, oppure Ospitato con Zero-Knowledge, disponibile con il piano Premium, se nemmeno noi dobbiamo poter leggere il file.
3. Impostare la scadenza più breve di cui il destinatario ha bisogno.
4. Se non si è ancora effettuato l’accesso, confermare l’indirizzo e-mail con un codice monouso. Non si sceglie alcuna password. Poi inviare il link.

Le finestre di scadenza e le quote di download di ciascun piano sono nella pagina dei prezzi. Se interessa soprattutto che cosa chiede ciascun servizio al momento della registrazione, si veda anche la guida su come inviare file grandi senza account.

Il terzo passaggio merita una lettura a parte, perché la scadenza è metà del controllo che si ha su un link. Quanto può durare, che cosa si può prolungare e che cosa vede poi il destinatario è spiegato nella guida su quanto dura un link di trasferimento. Per gli altri modi di inviare, si parta dalla panoramica su come inviare file grandi.

Inviare i file cifrati. La cifratura avviene nel browser, prima che qualsiasi cosa lasci il dispositivo.