Consegnare i file ai clienti con una password

La consegna è pronta il venerdì alle diciotto, il cliente la vuole per il fine settimana e il lunedì mattina qualcuno chiede nella chat del team se è arrivata. In un’agenzia la domanda difficile non è come inviare 12 GB di bozze, video per i social e file sorgente. È se il cliente li ha aperti, quando, e che cosa succede al materiale a progetto concluso.

Transferify consegna tramite un link che il cliente apre in un browser, senza account e senza installare nulla, e offre le tre cose che un flusso di lavoro d’agenzia richiede: una password, una scadenza a scelta e un avviso di download.

Come parte una consegna

1. Trascinare sulla pagina la cartella della consegna, file sorgente compresi.
2. Scegliere per quanti giorni il link resta aperto, in base ai tempi di approvazione.
3. Impostare una password per il download e, se serve, un limite di download.
4. Inserire gli indirizzi e-mail del team del cliente, oppure copiare il link e inviarlo direttamente.
5. Attivare gli avvisi di download e ricevere un’e-mail quando inizia il download della consegna, fino a dieci e-mail al giorno per un solo trasferimento.

La password viaggia su un canale diverso da quello del link, come richiede qualsiasi politica interna seria. Il limite di download è utile quando si invia una versione di revisione che non deve circolare oltre: quando il trasferimento è stato scaricato tante volte quante ne sono state consentite, il link smette di servirlo.

Se e quando, mai chi

Dal piano Basic, l’avviso di download invia un’e-mail quando inizia il download dei file. Con il piano Premium ogni trasferimento mostra inoltre quante volte è stata aperta la sua pagina di download e se le e-mail ai destinatari sono arrivate ai rispettivi provider di posta, sono in attesa di un nuovo tentativo o non è stato possibile consegnarle. Questo chiarisce se l’e-mail è partita da noi; non dice se sia finita nella posta in arrivo o nello spam.

C’è una cosa che non promettiamo: sapere con esattezza chi ha scaricato. Un download non è legato a una persona, quindi il prodotto indica se e quando, mai chi.

Le cifre esatte di ogni piano sono nella pagina dei prezzi, che le legge dallo stesso catalogo che il prodotto applica.

La scadenza come regola, non come caso

In un’agenzia un link che resta aperto per sempre può essere un problema di conformità più che una comodità. Con Transferify la scadenza si sceglie per ogni trasferimento, entro i limiti del piano: 1–3 giorni con il piano gratuito, fino a 7 giorni con Basic, fino a 30 giorni con Plus e, con Premium, fino a 30 giorni oppure senza scadenza. Se la politica del progetto prevede l’eliminazione a una certa data, si sceglie comunque una data di fine corrispondente. Qualsiasi trasferimento può inoltre essere eliminato a mano prima della sua data, con ogni piano.

Dal piano Plus si può prorogare la scadenza di un trasferimento già partito e modificarlo, senza cambiare il link che il cliente ha già nella posta, così una correzione dell’ultimo minuto non costa un’e-mail di scuse. Con Premium, all’invio si può attivare il recupero dopo la scadenza, che conserva i file per 30 giorni dopo la chiusura del link, così da poter ripristinare il trasferimento una volta.

Volume, destinatari e limiti reali

Un trasferimento ospitato può contenere fino a 50 GB con Basic, 100 GB con Plus e 1 TB con Premium; con il piano gratuito la dimensione è definita per singolo trasferimento e non come budget mensile. Il numero di destinatari e-mail per trasferimento va da 10 con il piano gratuito a 200 con Premium. Il numero di trasferimenti inviati non ha un tetto con nessun piano, ma i trasferimenti ancora attivi condividono un unico spazio di archiviazione e i download hanno un tetto: 50 al mese con il piano gratuito, 100 con Basic, 300 con Plus e 1000 con Premium. Ogni file scaricato singolarmente conta una volta, e così anche scaricare tutto in una volta. Per un’agenzia con più clienti attivi nello stesso mese, questa è la cifra da tenere d’occhio, non la dimensione dei file.

Per file sorgente molto grandi destinati a qualcuno che è alla scrivania c’è anche il peer-to-peer istantaneo: i file passano direttamente da un browser all’altro, con crittografia end-to-end, finché entrambe le parti tengono aperta la scheda. L’invio istantaneo è gratuito fino a 5 GB con il piano gratuito e qualsiasi piano a pagamento sblocca qualsiasi dimensione.

Una riservatezza che regge alle domande di un cliente

I file ospitati vengono crittografati sul dispositivo con AES-256-GCM prima del caricamento e restano crittografati a riposo. Con la modalità Zero-Knowledge, disponibile con il piano Premium, la chiave resta solo nel link che si consegna: noi non possiamo leggere il contenuto e non possiamo nemmeno aprirlo se il link va perso. Per il materiale coperto da un accordo di riservatezza, è la risposta che si può dare al cliente senza inventare nulla. Un trasferimento Zero-Knowledge parte come link che si invia direttamente: inviare le e-mail ai destinatari tramite Transferify richiede una chiave dalla nostra parte, quindi le due cose non si possono combinare in uno stesso trasferimento. La guida su come inviare file in sicurezza spiega i compromessi per intero.

Vedere anche come inviare file grandi, la pagina delle funzionalità e le pagine per i designer, i fotografi e i videomaker.