Inviare disegni, preventivi e foto di cantiere

Un fascicolo di commessa non parte mai da solo. Nella stessa settimana l’ufficio invia fogli PDF e file .dwg per il tracciato degli impianti, un preventivo con il computo allegato, qualche centinaio di foto di consegna e un filmato girato dal ponteggio per mostrare a che punto sono i lavori. Il cliente vuole il preventivo e le foto, il direttore di cantiere vuole lo stato di avanzamento, il subappaltatore degli impianti vuole il proprio disegno e il fornitore vuole la scheda tecnica che entra nell’ordine.

Transferify copre la consegna, non la gestione della commessa. Si prepara un solo pacchetto, si sceglie come farlo viaggiare e si invia un link. Chi lo riceve scarica da un browser, senza account. Il cronoprogramma, la corrispondenza e le approvazioni restano dove sono. Cambia il percorso dei file pesanti tra ufficio, cantiere e cliente.

Un pacchetto per commessa e per fase

Quando i disegni strutturali, il preventivo e le foto dell’ultima consegna stanno in un unico archivio, prima o poi qualcuno apre la revisione sbagliata su un telefono, davanti al cliente.

1. Aprire un pacchetto per commessa e per fase: gara, esecuzione, consegna.
2. Tenere separati i disegni non destinati alla circolazione da ciò che può andare ai subappaltatori.
3. Dare all’archivio il nome della commessa, della fase e della data, non sigle che legge solo chi le ha scritte.
4. Inserire nel pacchetto un PDF indice con l’elenco dei file e la revisione di ciascuno.
5. Inviare il link nella stessa e-mail che indica quale approvazione si attende e per quando.

Un indice scritto una volta evita tre telefonate il mattino dopo. Per i documenti firmati e le scansioni che accompagnano un preventivo, la guida su come inviare file grandi spiega quando un link fa ciò che un allegato non può.

Un link ospitato per il cliente, l’invio istantaneo per i video pesanti

Un link ospitato è la scelta predefinita quando il destinatario lo apre più tardi. Si carica una volta, si invia l’indirizzo e si chiude il portatile. Il direttore di cantiere scarica la sera, il cliente la mattina dopo, e il file è crittografato sul dispositivo con AES-256-GCM prima del caricamento.

Il trasferimento peer-to-peer istantaneo serve per il materiale che supera lo spazio ospitato del piano, di solito le riprese con il drone o l’intero set di foto di una consegna. L’invio istantaneo è gratuito fino a 5 GB con il piano gratuito e qualsiasi piano a pagamento sblocca qualsiasi dimensione, ma la consegna è sincrona: il browser del mittente e quello del destinatario restano collegati fino alla fine. Le due modalità sono affiancate nella pagina delle funzionalità.

Che cosa copre ogni piano

Con il piano gratuito il numero di trasferimenti non ha un tetto, ma i trasferimenti ancora attivi condividono un unico spazio di archiviazione, e la dimensione consentita vale per singolo trasferimento e non come budget mensile. Sono disponibili 50 download in un mese di calendario e link che restano aperti per 1–3 giorni. Bastano per un preventivo e qualche disegno, non per il fascicolo fotografico di una consegna che tre subappaltatori tengono aperto.

La proroga della scadenza di un trasferimento già inviato e la sua modifica dopo l’invio partono dal piano Plus. I limiti e i prezzi attuali sono nella pagina dei prezzi, che li legge dallo stesso catalogo che il prodotto applica.

Password, scadenza e avvisi su un preventivo

Un preventivo con un prezzo non dovrebbe viaggiare come un set di foto di cantiere. Dal piano Basic si può richiedere una password per il download, limitare quante volte quel trasferimento viene scaricato e ricevere un avviso via e-mail. L’avviso dice se e quando è stato scaricato, mai chi lo ha scaricato, quindi non va considerato una prova che il cliente abbia letto il computo. Quella conferma va chiesta a parte.

Il tempo di accesso si imposta su ogni trasferimento: 1–3 giorni con il piano gratuito, fino a 7 giorni con Basic, fino a 30 giorni con Plus e, con Premium, fino a 30 giorni oppure senza scadenza. Per un file con una scadenza di conservazione, scegliere comunque una data di fine, anche se Premium consente pure un link che non scade mai.

Per la documentazione di una commessa in gara, la modalità Zero-Knowledge del piano Premium rende il contenuto illeggibile per noi, perché la chiave resta solo nel link che si consegna. È anche la responsabilità che ci si assume: se il link va perso, nessuno può recuperare i file.

Una pagina di download che somiglia alla propria impresa

Dal piano Plus si può togliere il marchio Transferify dalla pagina che il cliente apre. Premium aggiunge logo e colori su ogni consegna, un indirizzo del link proprio e le statistiche sui download, utili quando si inviano preventivi a nuovi clienti ogni settimana.

Il lato commercio e industria dello stesso problema, dove i pacchetti sono cataloghi e file per la stampa e non disegni, è nella pagina su cataloghi, foto di prodotto e file di stampa. Se in realtà serve inviare file grandi senza dividerli, conviene partire da lì e tornare qui per il flusso di lavoro della commessa.